Varsling

For oss i Fonus AS er det viktig med en transparent bedriftskultur, og at vi opptrer på en etisk og lovlig måte i alle situasjoner. Vi følger derfor retningslinjene som finnes innen konsernet og har også etablert en varslerfunksjon. Med vår varslerfunksjon skal det være enkelt og sikkert å rapportere om mistenkelige uregelmessigheter eller andre alvorlige hendelser. Vi ønsker at alle som berøres av vår virksomhet, skal føle seg trygge, og dette er en del av vårt forebyggende arbeid mot misforhold.

Norsk lovgivning stiller visse krav til når det skal være en varslerfunksjon. Arbeidsmiljøloven § 2 A-1 omhandler retten arbeidstakere har til å varsle om kritikkverdige forhold hos arbeidsgiver. Bestemmelsen favner bredt fordi den gjelder ekstern og intern varsling i virksomheter i både privat og offentlig sektor. Den gjelder også for innleide arbeidstakere.

For å tilby et pålitelig rapporteringssystem har vi engasjert en uavhengig ekstern part, WhistleLink, som leverer en nettbasert rapporteringskanal og et oppfølgingssystem som muliggjør anonym rapportering.

Varslerfunksjonen er et supplement til andre interne rapporteringsveier vi har i Fonus AS.

Varslerfunksjonen kan brukes av den som er eller har vært ansatt, konsulent, intern, jobbsøker eller annen person i et arbeidsrelatert eller lignende forhold til Fonus AS. Du kan også være kunde eller en helt utenforstående person som skal kunne rapportere om alvorlige hendelser.

Varslerfunksjonen skal bare brukes ved rapportering av mistenkte uregelmessigheter eller andre alvorlige hendelser.

Eksempler på dette kan være:

• Mistanke om bedrageri, korrupsjon eller annen form for økonomisk kriminalitet
• Grovt brudd på arbeidsmiljølovgivningen
• Alvorlige former for trakassering

Kundeklager skal ikke meldes via vår varslerfunksjon, men henvendes først og fremst til den personen du har hatt kontakt med hos oss, ansvarlig leder eller vår Kundombudsman som du kan lese mer om her.

Du rapporterer via lenken nedenfor, som går til en ekstern nettside. Via denne lenken kan du rapportere skriftlig via et skjema eller ringe inn til en mottaksfunksjon.

Det er også mulig å avtale et fysisk møte med den interne mottakgruppen via rapporteringskanalen. Det fysiske møtet begrenser imidlertid muligheten for full anonymitet.

En rapport må være så grundig som mulig angående den mistenkte hendelsen, ellers blir den vanskelig å etterforske. Derfor er spørreskjemaet i rapporteringskanalen utformet slik at det hjelper deg som rapporterer å gi fullstendig informasjon. Det er også mulighet for å legge ved dokumenter.

Når du er ferdig med rapporten, får du en spesifikk verifiseringskode som du kan bruke for å logge deg inn på saken din og kommunisere med mottakerne.

En rapport som sendes inn via varslerfunksjonen behandles alltid konfidensielt. Innsendte rapporter mottas av vår eksterne part, WhistleLink, som vurderer den innsendte rapporten, gir forslag til eventuelle etterforskningsforanstaltninger og sørger for at saken kommer til Fonus' interne mottaksfunksjon.

Basert på WhistleLinks innledende anbefalinger vurderer vår interne mottaksfunksjon innrapporterte opplysninger og fatter deretter beslutning om eventuell etterforskning (intern eller ekstern) samt ytterligere tiltak i forbindelse med etterforskningen.

Den eksterne mottaksfunksjonen (WhistleLink) skal også sørge for at potensielle interessekonflikter unngås. Hvis en sak kommer inn som involverer en av Fonus AS’ interne mottakere, vil vedkommende eller disse personene ikke inkluderes i den videre behandlingen. Hvis alle interne mottakere omfattes av saken, vil saken bli sendt videre til en alternativ mottaker.

Personene innen både den eksterne mottaksfunksjonen og den interne mottaksfunksjonen har taushetsplikt.

Tilbakemelding til rapporterende person samt sletting av innsendte saker skal skje i samsvar med gjeldende lovgivning. Det innebærer for eksempel at du som har rapportert, får en bekreftelse på at rapporten er mottatt, og deretter i rimelig utstrekning får tilbakemelding om vurdering/håndtering/etterforskning av saken.

Du kan velge å være anonym i din rapportering. Den som i god tro rapporterer, det vil si den som ved rapporteringen har rimelig grunn til å tro at informasjonen om misforholdene er sann, skal ikke utsettes for represalier fra Fonus AS. Den som rapporterer kan ikke holdes ansvarlig for å ha forsømt taushetsplikten, under forutsetning av at personen ved rapporteringen hadde rimelig grunn til å anta at rapporteringen av informasjonen var nødvendig for å avdekke det rapporterte misforholdet eller overtredelsen.

Hvis den som gjennom rapporteringen eller innhentingen av informasjon gjør seg skyldig i et lovbrudd. Eksempler på slike lovbrudd kan være uautorisert tilgang til data, innbrudd eller utpressing.

Hvis varslerfunksjonen brukes for eksempel med vilje for å diskreditere, trakassere eller forfølge andre uten grunn.

Hvis personen som rapporterer selv har vært involvert i de uregelmessighetene som rapporteres. Fonus AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger gjennom din anmeldelse. Les mer om hvordan Fonus AS behandler dine personopplysninger i vår personvernpolicy. Rapporter om misforhold eller mistenkte overtredelser her.