Personvernerklæring fra FONUS

Hvorfor har vi en personvernpolicy?

Fonus beskytter personvernet ditt. Gjennom denne personvernerklæringen ønsker vi å informere deg om hvordan vi behandler dine personopplysninger og vår bruk av såkalte informasjonskapsler.

Denne policyen gjelder alle personlige data som samles inn i forbindelse med deg:

  • Gir kontaktinformasjon og annen personlig informasjon via personlig kontakt med oss
  • Fyller ut kontaktinformasjonen din digitalt på et av våre nettsteder
  • Bruker en av våre digitale tjenester, for eksempel når du søker jobb, begravelsesplanleggeren og Det hvite arkivet
  • Å besøke nettstedene våre.

Hvem er ansvarlig for dine personlige opplysninger?

Fonus Economiska Forening, organisasjonsnummer 702000-1298,

Box 4063, 102 61 Stockholm, Sverige tlf. +47 08-7098300.

Nøkkelkonsepter

Personlig informasjon

Med personopplysninger menes all slags informasjon som direkte eller indirekte kan tilskrives en fysisk person som er i live. Eksempler på hva som regnes som personopplysninger er navn, adresse, e-post og telefonnummer.

Behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger inkluderer all håndtering av personopplysninger, slik som innsamling, registrering og lagring.

Informasjonskapsler

Såkalte cookies er små tekstfiler som lagres på den besøkendes datamaskin. Du som besøkende kan angi deg selv i din egen nettleser hvis du vil la informasjonskapsler lagres på datamaskinen din eller ikke. Du kan også velge å slette en slik informasjonskapsel fil, som er blitt plassert på din datamaskin.

Husk at noen av tjenestene våre kanskje ikke fungerer hvis du sletter eller ikke tillater informasjonskapsler. Du kan lese mer om informasjonskapsler generelt på https://www.datatilsynet.no/
For mer informasjon om informasjonskapsler for program vi benytter oss av, se her:

Ansvarlig for personopplysninger

Personen som er ansvarlig for personopplysningene er den personen som alene eller sammen med en annen person bestemmer formålet og midlene for behandlingen av personopplysningene.

Dine rettigheter

Fonus målsetting er at all informasjon vi behandler skal være riktig. Dette gjelder selvfølgelig også personopplysningene vi samler inn. I tilfelle informasjon viser seg å være feil, vil korreksjon finne sted uten forsinkelse. Du har selvfølgelig rett til å ta del i informasjonen vi har registrert om deg. I tillegg kan du, i samsvar med lovbestemte vilkår, be om korrigering av feil data, begrensning av data eller sletting av dine personlige data.

Du har også rett til å motsette deg behandlingen basert på en interesseavveining, og du har også rett til under visse betingelser å innhente personopplysningene om deg som du har gitt oss i en strukturert, generelt anvendbart  og maskinlesbart format, og du har rett til å overføre disse til en annen personopplysningsansvarlig (dataportabilitet).

Husk at hvis vi mottar en forespørsel om tilgang, kan vi be om ytterligere informasjon for å sikre effektiv håndtering av forespørselen din og at informasjonen blir gitt til riktig person. Vi har også rett til å avslå forespørselen din hvis det er juridiske forpliktelser som hindrer oss i å umiddelbart slette visse personopplysninger. Disse forpliktelsene kommer fra regnskaps- og skattelovgivning, bank- og hvitvaskingslovgivning, men også fra forbrukerlovgivningen.

Databeskyttelsesansvarlig

Hvis du ønsker å ta del i denne informasjonen eller har andre spørsmål angående behandlingen av personopplysninger, kan du kontakte vår databeskyttelsesrepresentant på følgende adresse:

Fonus

Boks 4036

102 61 Stockholm

Sverige

E-postadresse: dataskyddsombud@fonus.se

Du kan også alltid kontakte Privacy Protection Agency www.imy.se for informasjon om den nye databeskyttelsesforordningen.

Behandling av personopplysninger

Fonus ønske og mål er at du skal føle deg trygg når du sender inn din personlige informasjon til oss. Vi forplikter oss til å respektere og beskytte personopplysningene og personvernet ditt i samsvar med gjeldende lov, bransjeavtaler eller bransjepraksis. For at du bedre skal forstå hvordan vi behandler informasjon om deg, presenterer vi nedenfor våre grunnleggende prinsipper for behandling av personopplysninger.

Innsamling av informasjon

Fonus gir deg muligheten til å bestille produkter eller tjenester via våre nettsider, gjøre forespørsler eller bestille et personlig møte for råd om begravelse, forsikring, stein eller lov. Via våre nettsider samler vi inn informasjon om navnet ditt, informasjon om hvordan du kan kontaktes og informasjon som også er nødvendig for fakturering.

Når du møter oss i et fysisk møte, trenger vi følgende personlige opplysninger, slik at vi kan oppfylle vårt oppdrag mot deg som kunde:

Navn, adresse, telefonnummer, e-post og personnummer.

Fonus trenger et personnummer for å sikre klientens identitet når han bestiller en begravelsesseremoni.

Når du fyller ut en fritekstboks i et skjema på et av nettstedene våre, bruker vi den teksten som informasjon for våre ansatte før møtet med oss. I tilfelle en oppgave lagrer vi informasjonen sammen med annen informasjon vi har bedt om i vårt forretningssystem inntil lovgrunnlaget opphører (kundeavtale, juridisk forpliktelse, interesseavveining).

Fonus ‘mål er ikke å registrere sensitive personopplysninger som informasjon om etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs eller filosofisk tro, fagforeningsmedlemskap, helse og seksualliv. Hvis du selv gir slik informasjon, for eksempel i forbindelse med planlegging av en begravelse, ønsker å motta medlemsfordel, før du registrerer deg til en minnestund om at du har allergi og ønsker et bestemt kosthold, antar vi at du vil at informasjonen skal registreres hos oss.

For sikker pålogging til det digitale hvite arkivet bruker vi BankID til å bekrefte identiteten din. Vi vil da motta personnummer, navn og adresse fra vår leverandør av BankID, norsk E-identitet.

Fra hvilke kilder samler vi inn din personlige informasjon

I tillegg til informasjonen du gir oss, eller som vi samler inn fra deg basert på dine kjøp og hvordan du bruker tjenestene våre, kan vi også samle inn personlig informasjon fra noen andre (såkalt tredjepart). Informasjonen vi samler inn fra tredjeparter er som følger:

  • Adresseinformasjon fra offentlige registre (SPAR) for å være sikker på at vi har riktig adresseinformasjon for deg.
  • Kredittvurderingsinformasjon fra kredittvurderingsbyråer, banker eller informasjonsselskaper.

Informasjon kan også fås via en av våre partnere, der de på vegne av deg som kunde fyller ut et skjema med et ønske om å bli kontaktet av oss.

Formål med behandling av personopplysninger

Når du registrerer deg for å bli kontaktet av oss, blir informasjonen din registrert i våre forretningssystemer, og hvis rådene overføres til et oppdrag, lagrer vi informasjonen din så lenge kontraktsforholdet løper på et juridisk grunnlag som regnskapsloven, samtykke og avveining av interesser. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å iverksette tiltak etter anmodning fra den registrerte før en slik avtale inngås.

Når du søker på ledige stillinger, sender en interesseforespørsel om ansettelse hos oss, deltar i en spørreundersøkelse, gir informasjon for “benchmarking” eller ønsker å bli kontaktet av oss, bruker vi bare din personlige informasjon til det formålet du ga den til.

Data som samles inn automatisk når du besøker et av våre nettstederVi bruker såkalte cookies for å analysere trafikken på våre nettsteder. Blant annet antall besøk, hvilke sider som er besøkt og trafikkilder for å forbedre brukeropplevelsen for besøkende. Disse dataene er samlet og derfor anonyme.

Vi bruker også informasjonskapsler i vår markedsføring for å gjøre annonseringen vår så relevant som mulig for våre kunder.

Sikkerhet

Fonus beskytter dine personlige data gjennom tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. For å forhindre uautorisert tilgang og for nøyaktigheten av informasjonen bruker vi kryptering når det gjelder sensitiv informasjon, for eksempel informasjon om personnummer.

Fonus har interne retningslinjer for e-post som regulerer hvordan vi skal håndtere e-post med personopplysninger, samt dokumenterte rutiner som regulerer tynning av e-post. For å kunne utføre oppdraget vårt, må vi også sende personlig informasjon til våre partnere. E-posten Fonus sender er kryptert, men mottakeren er ansvarlig for å konfigurere systemet sitt og dermed også aktivere kryptering.

Tynning

Fonus lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig med hensyn til formålet med behandlingen. Fordi vi har tynningsrutiner for hver behandling, sikrer vi det strukturerte tynningsarbeidet. Alle tynningsrutiner er dokumentert i vårt registeradministrasjonssystem.

Bruk av informasjonen

Fonus administrerer og bruker informasjonen du har gitt for å bedre tilfredsstille dine behov og for å gi deg en bedre service. Vi kan også kontakte deg for markedsundersøkelsesformål eller gjennom ulike tilbud gjennom direkte markedsføring. I tilfelle du ikke lenger ønsker å motta markedsføring, kan du kontakte oss og si at du ikke ønsker å bli kontaktet for markedsføringsformål. Du finner kontaktinformasjon under overskriften “databeskyttelsesansvarlig”.

Overføring av personopplysninger

Utlevering av personlig informasjon som du gir oss ved å fylle ut et kontaktskjema, e-post eller via muntlig kontakt med oss, vil kun bli overført til tredjepart, i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtalen.

Fonus bruker ikke bevisst informasjon fra barn eller mindreårige og driver ikke markedsføring rettet mot barn eller mindreårige.

Endring av personvernregler

Vi forbeholder oss retten til å endre vår personvernpolicy. Du kan se statusen gjennom versjonskontroll og datoerklæringen for denne personvernpolicyen på slutten av dette dokumentet.

Lenke til andre nettsteder

Vær oppmerksom på at lenker som finnes på dette nettstedet til andre eksterne nettsteder, kan føre til at du besøker andre nettsteder som inneholder andre personvernregler enn de som er angitt her.

Bransjeavtale mellom Fonus og Swedish Funeral Home Association (SBF)