Etiske retningslinjer for våre leverandører og forretningspartnere

Fonus Begravelsesbyrå AS («Fonus») tar sitt samfunnsansvar på alvor. Av den grunn er det viktig for oss i Fonus at både vi, og alle våre leverandører og forretningspartnere, bidrar til et ansvarlig næringsliv. Dette innebærer at vi i Fonus forventer at våre leverandører og forretningspartnere gjennomfører aktsomhetsvurderinger og bidrar til å redusere risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter, samt bidrar til minst mulig klima-avtrykk.

Vi forventer høy etisk standard internt i virksomheten, og forventer også dette av våre forretningspartnere og leverandører.

Fonus forventer at leverandører og forretningspartnere etterlever de krav som stilles i åpenhetsloven, og slik jobber for å redusere risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjelder også dersom virksomheten ikke selv er direkte omfattet av åpenhetsloven.

Åpenhetsloven trådte i kraft 1.7.2022 og stiller krav til at næringsdrivende som er omfattet av loven utfører aktsomhetsvurderinger relatert til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Fonus er omfattet av loven, og er dermed pålagt å utføre aktsomhetsvurderinger internt, og for våre leverandørkjeder og forretningspartnere. Dette innebærer at også leverandører og forretningspartnere må bidra ved å utføre aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet og leverandørkjede/forretningspartnere.

Med aktsomhetsvurderinger menes å

1. forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
2. kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
3. iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter bokstav b
4. følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter bokstav c
5. kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c og d
6. sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av- og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold vises det blant annet til:

• Barnearbeid
  Barnearbeid er forbudt, jf FNs barnekonvensjon og ILO konvensjon art. 138.
  Dette betyr at minstealderen for ansettelse er 18 år i stillinger som «etter sin natur eller de forhold det utføres under, sannsynligvis vil kunne sette unge menneskers helse, sikkerhet eller moral i fare (…)»
  Det er imidlertid ikke til hinder for å ansette barn fra 16-årsalderen «under forutsetning av at vedkommende unge menneskers helse, sikkerhet og moral får fullgodt vern, og at de har fått fullgod spesialopplæring eller yrkesopplæring innen det arbeidsområdet det gjelder.»
  Barns grunnleggende menneskerettigheter skal bli ivaretatt.
• Lønnsforhold og arbeidstid
  Lønn skal være representativt for den ansattes stilling og utdanningsnivå. Alle har krav på arbeidskontrakt og forutsigbar arbeidstid.
• Helse og sikkerhet
  Det skal være utarbeidet rutiner for helse, miljø og sikkerhet for å sikre de ansattes hverdag både fysisk og psykisk. Dersom noe uforutsett skjer, skal det være rutiner for å varsle om brudd.
• Likestilling og diskriminering
  Leverandører og forretningspartnere skal ikke diskriminere på bakgrunn av kjønn, alder, legning, religion, nasjonalitet eller politisk tilhørighet. Alle skal bli respektert for den de er, og det bør jobbes mot større inkludering av ulike grupper i virksomheten.

Som et minstekrav forventer Fonus at våre leverandører og forretningspartnere:

• Minimum implementerer tilsvarende retningslinjer i sin organisasjon

• Kartlegger og vurderer risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, samt i leverandørkjeder og hos forretningspartnere

• Sørger for opplæring relatert til åpenhetsloven internt i virksomheten, særlig for ansatte i ledende stillinger samt innkjøpsansvarlige

• Har rutiner for å sikre etisk innkjøp av varer og tjenester

• Videreføre tilsvarende krav og forventninger som her er omfattet til leverandører og forretningspartnere, samt krav om at disse også viderefører tilsvarende krav og forventninger til sine leverandører og forretningspartnere

Det forventes imidlertid at hver enkelt aktør gjør en vurdering av egen risiko internt, hos sine forretningspartnere og i sine leverandørkjeder, og iverksetter de tiltak som er nødvendige.

Fonus forventer at våre leverandører og forretningspartnere ivaretar klima og miljø i sine rutiner og strategiske beslutninger.

Fonus har nulltoleranse for korrupsjon, og forventer at våre leverandører og forretningspartnere etterlever de lover og regler som gjelder, og opptrer i samsvar med god forretningsskikk.

Dette innebærer blant annet at:

• Gaver
  Leverandører og forretningspartnere, samt deres ansatte, skal ikke motta eller gi gaver som er egnet til å påvirke en beslutning eller tilliten utad. Gaver av ubetydelig verdi, som for eksempel en blomsterbukett, vil imidlertid være akseptabelt.
• Habilitet
  For å sikre beslutninger som har høy etisk standard i en forhandling o.l., må beslutningstakeren ha en uavhengig rolle og ikke nære bindinger til partene. En god rettesnor er å tenke igjennom om du klarer å ta en beslutning uten å være påvirket av en relasjon, samt hvordan dette oppfattes utad. Er beslutningen egnet til å skade tilliten/omdømmet til virksomheten, så bør man avstå og la andre ansatte håndtere den konkrete saken.
• Forretningshemmeligheter og konfidensiell informasjon
  Leverandører og forretningspartnere, samt deres ansatte, skal ikke dele konfidensielle opplysninger og/eller forretningshemmeligheter med uvedkommende/konkurrenter.

Leverandører og forretningspartnere skal behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og personvernforordningen.

Fonus kan enten selv, eller via en tredjepart som er utnevnt spesifikt for dette, gå igjennom og kontrollere at leverandører og forretningspartnere overholder de etiske retningslinjene som er satt.

Leverandører og forretningspartnere skal tillate og tilgjengeliggjøre opplysninger for en slik gjennomgang. En slik gjennomgang kan ta plass hos leverandøren/forretningspartneren og vil varsles med minst 48 timer.

På etterspørsel skal leverandører og forretningspartnere kunne dokumentere etterlevelse av retningslinjene, herunder, men ikke begrenset til, dokumentasjon relatert til negativ påvirkning-, risikovurderinger-, iverksatte og planlagte risikoreduserende tiltak-, samt resultat og forventet resultat av disse tiltakene knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold både internt i virksomheten og hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere. Etterspurt dokumentasjon skal fremlegges innen 10 virkedager med mindre annet er avtalt skriftlig.

Kontroll og dokumentasjonsforespørsler kan også omhandle klima og miljø, personvern, antikorrupsjon eller andre forhold omhandlet i disse retningslinjene.

Begrunnelsen for ovennevnte frister følger av de frister som er bestemt i åpenhetsloven, hvor det også er hensyntatt at Fonus må ha tid til å gjennomgå dokumentasjon mv. før eventuelle henvendelser fra tredjeparter skal besvares.

Dersom våre leverandører eller forretningspartnere oppdager eller mistenker forhold som innebærer faktisk- eller risiko for brudd på disse retningslinjene, enten internt i virksomheten eller hos forretningspartnere/i leverandørkjeder, skal Fonus umiddelbart varsles om dette.

I et slikt tilfelle skal leverandøren/forretningspartneren iverksette tiltak for å redusere risiko, samt gjenopprette der det er nødvendig.

Fonus har opprettet et eget kontaktpunkt for alle henvendelser relatert til åpenhetsloven. Dersom dere har spørsmål relatert til hvordan Fonus etterlever kravene i åpenhetsloven, kan henvendelser sendes til dataskyddsombud@fonus.se.

Alle henvendelser besvares så raskt som mulig, og senest innen lovens frister for informasjonskrav.